Vous pouvez contacter les membres du comité Bangkok Accueil de plusieurs façons:

  • Retrouvez nous lors des permanences
  • Contactez nous via notre email : bangkokaccueil.contact@gmail.com
  • Contactez directement la personne concernée par e-mail.

Les membres du bureau :

Bérengère Maréchal

Bérengère Maréchal

Présidence

bangkokaccueil.presidence@gmail.com

Marjorie Cohen-Dujardin

Marjorie Cohen-Dujardin

Vice-Présidence

bangkokaccueil.vicepresidence@gmail.com

Valerie Langlet

Valerie Langlet

Secrétariat

bangkokaccueil.secretariat@gmail.com

Christelle Duarte

Christelle Duarte

Trésorerie

bangkokaccueil.tresorerie@gmail.com

Les responsables de pôles :

Valérie Juggery

Valérie Juggery

Responsable Accueil

bangkokaccueil.contact@gmail.com

Roseline Badet

Responsable Évènements

bangkokaccueil.evenements@gmail.com

Delphine Detournière

Delphine Detournière

Responsable Magazine

magazine.tuktuk@gmail.com

Sabine Maille

Sabine Maille

Responsable Activités

bangkokaccueil.activites@gmail.com

Valérie Langlet

Responsable Fichier Membres

fichiermembreba@gmail.com

Nayely Monvoisin

Nayely Monvoisin

Responsable Site internet

bangkokaccueil.website@gmail.com

Elise Vandamme

Elise Vandamme

Responsable Sponsoring

afb.sponsors@gmail.com

Christelle Célerier

Christelle Célerier

Responsable Pôle Caritatif

bangkokaccueil.caritatif@gmail.com

Céline Hamel

Céline Hamel

Responsable Pôle Francophonie

bangkokaccueil.francophonie@gmail.com

Anna Ryszko

Anna Ryszko

Responsable Sorties

bangkokaccueilsorties@gmail.com
Descriptif des postes à Bangkok Accueil

Composition du Comité et mode de fonctionnement

Voici la composition du comité et un mode de fonctionnement qui permettrait, selon nous, de repartir en 2012/2013 sur le même volume d’activités que ces trois dernières années.

4 Membres du Bureau:

Présidente: coordination des différentes fonctions et personnes, ordre du jour des réunions, animation des réunions, représentation extérieure, relation avec les médias, validation des différents supports: magazine et site internet

Charge de travail: environ 2 à 3  ½  journées  par semaine, réparties,  et beaucoup de communications  téléphoniques…

Vice-Présidente: en liaison avec la fiafe, suivi de la messagerie BA, réalisation et envoi des newsletters, relecture du magazine et site Internet; relais de la présidente.

Charge de travail: environ 2 à 3 ½ journées par semaine, réparties.

Secrétaire: en charge des fonctions administratives (constitution et gestion du fichier des membres, gestion annuaire, compte rendu des réunions du comité, organisation AG, publipostage (étiquettes), et coup de main général si besoin…)

Charge de travail: environ 8 à 12h par semaine, réparties – Maîtrise d’Excel recommandée…

Trésorière: suivi de la caisse, établissement des factures et suivi du budget. Saisie des opérations de caisses et de banque. Si possible présence à la permanence hebdomadaire ou au moins passage en fin de permanence.

Charge de travail : environ 2 ½ journées par semaine : la permanence et quelques heures éparpillées

Mais aussi pour le bureau: la communication, la création des supports (plaquette, courrier, guide, kakemono…) selon les besoins.

Un membre du bureau présent à chaque permanence (inclus dans le temps estimé).

Tous les membres du Comité doivent:

Assurer 1 permanence hebdomadaire (jour à préciser) 1 fois par trimestre (avec le membre du bureau et la personne de l’accueil): cela permet aussi de garder le lien avec la vie générale de l’association.

Réserver si possible une matinée commune «libre» par semaine pour les réunions de comité (1 fois par mois max.), les permanences (1 fois par trimestre), le mailing de diffusion du magazine (1 fois tous les 2 mois), aide et présence avant et pendant les événements ( 6 dans l’année ).

Charge de travail : 2 1/2 journées par mois.

Pôle Accueil: 2 personnes

Présence d’une personne du pôle Accueil à chaque permanence du jeudi matin hors vacances scolaires. En début d’année scolaire et civile principalement.

Réponse aux mails des futurs nouveaux arrivants (transmis par BA/ FIAFE).

Coordination et animation du réseau des relais de quartiers (café de rentrée (septembre) pour présentation de la fonction, recherche de nouveaux relais dès mai/juin, déjeuner de fin d’année… dispatching des nouveaux arrivants sur les relais.

Répartition des nouveaux inscrits par quartier

Organisation et coordination d’un «café accueil» à intervalles réguliers… au moins 1 fois entre chaque période de vacances scolaires, soit chez les relais de quartiers, soit dans un lieu public central.

Organisation de la galette des rois en janvier. Commencer dès octobre.

Aider à l’organisation du brunch de rentrée et tout autre événement Accueil (goûter des familles par exemple)

Charge de travail : environ 2 ½ journées par semaine dont la permanence du jeudi matin.

Activité qui permet d’être en contact avec les nouveaux et les anciens membres. Cette fonction est idéale pour quelqu’un de sociable ; un tandem composé d’une nouvelle et d’une ancienne serait parfait permettant de combiner expérience et intérêt de nouvelles rencontres.

Pôle Visites: au moins 3 personnes (peuvent se relayer au niveau de l’activité «comité») + 1 personne pour la gestion des inscriptions et de la boite mail.

Proposer aux membres 1 à 2 sorties hebdomadaires originales et variées.

Recherche d’idées et de thèmes, puis d’informations et d’intervenants

Choix et planification annuelle des sorties, repérage

Rédaction des articles pour le magazine BA et le site Internet, mise en ligne des sorties

Gestion des inscriptions et des paiements des visites.

Accompagnement des visites

Élaboration d’un compte-rendu et évaluation

Charge de travail: En moyenne 4h par semaine  pour la gestion des inscriptions, du courrier interne BA et de la boite mail. 4 h par semaine pour le repérage et la préparation des visites et 1 jour par semaine de présence physique à la visite.

Expérience unique: Chance pour intégrer rapidement la communauté francophone et pour appréhender Bangkok et la culture thaïe. Enrichissement humain et culturel. Porte ouverte sur des rencontres, des partages de connaissances, de compétences et des surprises. Il faut être curieuse, ouverte, dynamique, sociable, un peu «aventurière»…

Pôle Événementiel: 1 ou 2 personnes (peuvent se relayer au niveau de l’activité «comité»)

Ce pôle d’activité consiste en la création d’événements tout au long de l’année. Ceux-ci peuvent avoir lieu dans la journée ou le soir.

Pour cela, il faut:

Trouver des idées !

Rechercher des lieux, les prestataires, les fournisseurs pour ces événements et négocier les tarifs

Établir un budget global

Concevoir les visuels et newsletters relatifs aux événements avec la graphiste

Être en contact avec le pôle «sponsors» (et éventuellement caritatif) et la graphiste

Organiser l’événement : animations, décoration, suivi, installation, rangement…

événements 2011/2012: Brunch de rentrée, goûter des familles, Marché de Noël, journée de la Francophonie avec l’Alliance Française, soirée de Gala « Soirée Nuit Blanche», vide-grenier.

Charge de travail: variable. Environ 2 1/2 journées par semaine. Un peu plus à l’approche de l’événement. Un peu moins entre deux, si on est bien organisée!

Cette activité requiert de la méthode, le sens du travail en équipe, une bonne connexion Internet et téléphone, et l’envie de faire plaisir aux autres! Inévitablement parler anglais…

Pôle Sponsors et publicité: 1 ou 2 personnes

BA a besoin de rentrées financières pour payer son magazine et organiser ses événements. D'où la nécessité de trouver des sponsors réguliers ou occasionnels. C’est un poste clé pour la survie de l’association.

Démarcher les sociétés françaises ou non, susceptibles d'être intéressées par la communauté française

Assurer le suivi régulier des partenaires. (Il existe une base de sponsors réguliers et fidèles.)

Charge de travail: 2 1/2 journées par semaine, sachant que beaucoup de choses se résolvent par mail et peuvent être faites à n’importe quelle heure.

Pour le magazine, il faut un suivi régulier des annonceurs, mais la plupart des partenariats sont pour plusieurs numéros, la charge de travail hebdomadaire est donc faible. Pour les événements, il faut gérer plus en amont et dans le feu de l'action. La recherche peut se faire de plusieurs façons: connaissances, démarchage… C'est la partie la plus longue, mais très intéressante…

Poste en lien avec le pôle événementiel, la responsable du magazine et le ou la trésorier(e), pour la facturation. 

Pour ce poste il faut une vraie motivation, un suivi régulier, une bonne organisation et une bonne maîtrise de l’anglais (qualités commerciales). C'est un poste gratifiant car indispensable. Poste exploitable sur un futur CV et qui permet d’avoir beaucoup de contacts professionnels.

Pôle Magazine : 1 personne 

établissement du rétro planning du magazine,

Collecte des infos, lien avec le comité de relecture, éventuellement rédaction d’articles

Mise en page (peut être sous-traité auprès de l’imprimeur)

Relecture et corrections

Réception du magazine, diffusion (coordonner l’équipe pour le mailing)

Charge de travail: Environ 8 jours complets, une fois tous les deux mois + la collecte des infos).

Travail à la maison en totale autonomie, directement en relation avec la personne en charge des sponsors, le bureau pour validation, l’Internet pour actualisation du site, ainsi qu’avec l’imprimeur.

Cette fonction est idéale pour quelqu’un cherchant à garder un pied dans le monde de la communication et du marketing, valorisant sur un CV par la suite.

Graphisme: 1 personne

Conception et réalisation des différentes illustrations et montages de photos pour les visuels de BA: couverture du magazine, affiches des événements, graphisme de certaines newsletters envoyées par le yahoo groupe, visuels du site Internet, cartes de visites, cartes de vœux, plaquettes, logos…

Charge de travail : Environ 1 à 2 ½ journées par semaine, chez soi, derrière son ordinateur. Travailler en liaison avec tous les membres du comité selon leurs besoins, et particulièrement les personnes en charge des événements et du magazine. La maîtrise d’un logiciel du type « Photoshop » est nécessaire.

Pôle Site Internet: 1 personne

Actualisation, homogénéisation du site Internet

Modération photos, petites annonces, bons plans, forum

Relation avec la société base-up qui développe et met à jour le site

Gestion des accès administrateurs

Charge de travail : Environ 2 1/2 journées par semaine mais avec au minimum 15 min par jour comme modérateur du site.

Pas de travail de programmation, prise en main facile et interactive du site. Nécessité de répartir au préalable les tâches au sein du comité, qui remplit quoi.

Travail à la maison en totale autonomie mais en lien avec l’équipe. Cette fonction est idéale pour quelqu’un cherchant à garder un pied dans le monde de la communication et du marketing, valorisant sur un CV par la suite.

Pôle Caritatif: 1 personne

Au minimum: affectation du budget de fin d’année et suivi des associations à qui l’on donne.

Pour continuer sur la même lancée (et nous constatons que cette volonté d’aider le secteur caritatif plait aux sponsors, aux adhérents, ainsi qu’aux membres du comité qui trouvent là aussi une justification à leur engagement BA):

Liens avec les associations: invitation des associations au Brunch, au marché de Noël, recherche de projets pour soirée caritative (en lien avec le pôle  événementiel), suivi des associations (visites sur le terrain 1 ou 2 fois dans l’année), recherche de nouvelles associations à soutenir, mise en relation des propositions de volontariat externes avec les associations.

Conception et vente de produits dont le bénéfice va directement aux associations: vente des produits réalisés l’année précédente lors du brunch et au marché de Noël (par ex: gâteaux), conception d’un nouvel objet (type calendrier, marque page, livre)

Remise des dons

Charge de travail: Environ 1à 2 1/2 journées par semaine

Il faut être dynamique, généreuse…et avoir quelques idées…Enrichissement personnel fort, un autre regard sur la Thaïlande… Porte ouverte sur des rencontres avec des personnes exceptionnelles.

Pôle Francophonie: 1 personne

Animation de l’activité des ateliers de conversation en français avec les étudiants thaïlandais. Mission: rencontrer les professeurs dans les universités et évaluer les possibilités d’échanges (actuellement 2 universités : Chulalongkorn, Silapkorn).

3 étapes: 1/assurer avec l’aide des professeurs la coordination entre les groupes de volontaires et les étudiants; mise en place de l’activité fin septembre car les intervenants sont essentiellement sollicités lors du brunch d’accueil et des retrouvailles des adhérents. Composition des groupes mi-octobre avec les responsables de facultés (plus prenant durant cette période) et début des ateliers début novembre.2/Suivi des groupes jusqu’en mars (fin de l’année universitaire) 3/participation à l’organisation de la fête de Loy Kratong à l’université Chulalongkorn proposée à tous les adhérents, en novembre ; organisation d’une visite de l’université en janvier ou février proposée à tous les adhérents également.

Journée de la Francophonie un samedi fin janvier, début février: assurer la représentation de BA aux réunions de préparation de la journée de la Francophonie, environ 4 réunions entre octobre et janvier. Communication des informations auprès des membres du comité de BA. Organisation du tournoi de scrabble de BA le jour de la fête, sollicitation des membres et du comité et des adherents pour l’animation du scrabble.

Charge de travail: une journée par semaine de septembre à mars. Activité qui permet de développer un lien avec les partenaires culturels thaïlandais et français (Alliance Française, Services Culturels, universités)

Pôle Activités hebdomadaires: 1 personne

  Assurer le suivi des activités hebdomadaires gratuites (activités sportives, artistiques, littéraires, caritatives, ludiques…) organisées ou coordonnées régulièrement par un animateur bénévole pour les membres de BA. Centraliser les informations, éventuellement vérifier que ces informations restent d'actualité durant l'année puisqu’elles sont publiées à la fois sur le site Internet et dans notre magazine. Servir de relais entre les personnes qui organisent les activités et BA. 

  Chercher à développer de nouvelles activités.

Participation active au brunch de rentrée. Ce jour permet de rencontrer les animateurs/trices, de mettre un nom sur des visages avec qui on va collaborer essentiellement par mail durant l'année. Établissement d'un tableau récapitulatif des activités proposées puis suivi occasionnel durant l'année.

Recenser des activités francophones (non bénévoles) pouvant intéresser les membres et faire le lien avec les animateurs (qui doivent être des membres de BA) pour leur diffusion sur le site Internet BA selon un cahier des charges à établir.

Charge de travail: peu : ½ journée par semaine. Par contre, il reste certainement des pistes à investiguer, des idées à chercher afin de développer cette partie de notre activité. Les activités hebdomadaires sont importantes car c'est en quelque sorte le fil rouge de notre association, tout au long de l'année. C'est un moyen extraordinaire pour nos membres de bâtir des liens solides puisque c'est un rendez-vous régulier avec un groupe fixe de personnes.

Postes hors Comité

Relais de quartier

Prendre contact avec les nouveaux arrivants du quartier (coordonnées transmises par le pôle Accueil de BA) - Répondre aux courriels et questions des nouvelles arrivantes

Organiser 2 cafés de quartier et 1’apéritif de quartier dans l’année

Organiser une visite de quartier

Présence et accueil lors du brunch de rentrée, et de manière plus générale, présence aux évènements de BA.

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